EL SOFTWARE “ARCHIDOC” Y EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

El software "ArchiDoc"

Es proveído por la empresa española "Informática El Corte Inglés". Según la página web, el "ArchiDoc" es la "solución [...] concebida y diseñada para la informatización y gestión de los archivos de documentos históricos, permitiendo también la conservación y difusión de fondos en hemerotecas.

Captura de imagen de http://www.iecisa.com.ar/archidoc.htm (17 de octubre de 2015).

Este sistema dispone de una función para la corrección de los archivos digitales: permite "retocar digitalmente la imagen en pantalla de un documento histórico manuscrito, al punto de eliminar las manchas que aún en el mismo documento original no permiten hacer legible el texto, todo ello sin afectar en absoluto el texto primitivo" (AGN-Colombia).

En ese sentido, según la web del AGN-Colombia, los efectos son: zoom para acercar y alejar, tamaño normal y girar. Como tratamientos se encuentran disponibles: aumento de contraste local, aumento global de contraste, realzar tintas desvaídas, eliminar el fondo del documento, eliminar manchas sobre el texto claro u oscuro, eliminar tintas transparentadas, hacer el trazo más grueso o ligero, (bajo) relieve e imagen original. Además de la visualización y corrección de imágenes, se pueden descargas los archivos en pdf (incluye imagen y descripción documental) con el sello de agua de la institución

Captura de imagen de http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/imagenes.jsp?id=2899011&idNodoImagen=71655&total=101&ini=1&fin=20 (17 de octubre de 2015).

Se incluye las áreas de catalogación según la norma ISAD (G).

Captura de imagen de http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/descripcion.jsp?id=2899011&images=true (17 de octubre de 2015).

Adquisición e implementación en el Archivo General de la Nación de Perú

Para mediados de setiembre de 2014, el Archivo General de la Nación (Perú) hacía de conocimiento público la adquisición del software “Sistema de Información para la Gestión de Archivo del Archivo General de la Nación, ArchiDoc” (AGN-Perú: 17.10.2014). 

Según la nota, la adquisición “contribuirá a la preservación del patrimonio cultural archivístico de la nación” mediante “una mayor seguridad, control y acceso sobre aquellos documentos de gran valor histórico”.

Tras la adquisición de este programa se desarrollaron, entre el 18 de agosto y 12 de setiembre del mismo año, jornadas de capacitación a cargo de Antonio López-Fando y Fernando Bozano. El primero de ellos, jefe del proyecto y consultor de archivo, realizó la presentación oficial ante el personal de la institución y participó en la configuración de las funcionalidades según las demandas específicas. 

Este mismo capacitador, en una fase siguiente dirigida a miembros de la Dirección Nacional de Archivos del AGN, como a informáticos y usuarios digitalizadores de la misma institución, se encargó de la parte de instalación: poner en funcionamiento el servidor, instalación del programa y pruebas de funcionamiento. Se incluyó el tema intitulado “mejores prácticas en digitalización, introducción e incorporación de información descriptiva e imágenes”.

Por último, la tercera fase, a cargo de Fernando Bozano, se centró en la parte práctica: “desde la introducción a la aplicación web hasta temas más específicos referentes a cada área (técnicos de archivo, digitalizadores, catalogadores) como son el manejo de los fondos y series documentales, unidades documentales, descripción de documentos, etc. Otros temas tratados, que reflejan las funcionalidades del sistema, son: gestión de informes, trabajo en sala, gestión de consultas, préstamos, repografía, transferencia.

Otro anuncio posterior, sin fecha exacta de publicación, señala que "actualmente la base de datos [...] contiene 6,498 referencias descriptivas de documentos y son accesibles por el sistema 21,490 imágenes digitalizadas de los mismos. Por otra parte, el sistema permite al usuario restaurar digitalmente las imágenes de forma personalizada". Se trata, al parecer, de los fondos notariales del siglo XVI.

Señala, asimismo, que el portal permitirá "el acceso libre y gratuito" la descripción e imágenes digitales disponibles de la documentación.

A pesar de este anuncio no se ha podido consultar los fondos.

Extraído de http://www.agn.gob.pe/archidoc.html (17 de octubre de 2015).

Archivo General de la Nación Colombia

El Archivo General de la Colombia también ha utilizado este sistema (http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/archidoc).

Captura de imagen de http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/index.jsp (17 de octubre de 2015).

Para acceder se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

•     Verifique que su navegador sea Internet Explorer 9, pues actualmente no está habilitado para Internet Explorer 10.
•     Verifique que su navegador tenga desactivado el “Bloqueador de elementos emergentes” antes de ingresar, para que la aplicación no sea bloqueada.
•     Tenga en cuenta que su configuración de seguridad y Firewall, no bloqueen el acceso a la página.
•     Una vez ingrese a ArchidocWeb, encontrará un documento de “Ayuda de la aplicación”, en la parte superior derecha, que le orientará en el uso de la misma.
•     La primera vez que quiera visualizar imágenes, el sistema le pedirá que instale el visor especializado para consulta de documentación histórica, el cual le permitirá realizar los diferentes tratamientos a los documentos que presenten deterioros y no permiten su lectura.

Fuertes similitudes en textos de presentación en Perú y Colombia

Revisando el texto sobre los aportes del uso del programa ArchiDoc tanto en los repositorios nacionales de Colombia y Perú, hemos encontrado similitudes. Coincidencias que sorprenden y que por ahora no se pueden afirmar cuál es la relación, pero no parece ser casual. 

En el portal colombiano (enlace http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/archidoc) se lee lo siguiente:

El Archivo General de la Nación se complace en ofrecer a la comunidad académica, a las universidades, a los Investigadores nacionales y extranjeros y a la ciudadanía en general, esta ventana virtual del repositorio de la Memoria Histórica de nuestro país, que seguirá ampliándose paulatinamente al ritmo de avance de los procesos descriptivos y de reproducción digital del acervo.

En el de Perú: 

Las similitudes son en términos y el orden de presentación (comunidad académica, universidades, investigadores nacionales y extranjeros). En ambos casos se menciona "Memoria Histórica de nuestro país, que seguirá ampliándose" y "el avance de los procesos descriptivos y de reproducción digital del acervo".

Lo anterior pone en discusión la profesionalidad de los encargados que representan a una institución pública, que sirve de ejemplo en la gestión del patrimonio documental.

Fuentes consultadas

• Archivo General de la Nación Colombia (AGN-Colombia). "Archidoc". Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/consulte/archidoc. Acceso: 17 de octubre de 2015. 
• Archivo General de la Nación Perú (AGN-Perú). “Archivo General de la Nación implementa Sistema ArchiDoc”, 17 de setiembre de 2014. Disponible en: http://www.agn.gob.pe/nota-de-prensa/ejecucion-e-implementacion-del-sistema-archidoc. Acceso: 17 de octubre de 2015.
• Informática Soluciones y Servicios "El Corte Inglés" (El Corte Inglés). "Archidoc". Disponible en: http://www.iecisa.com.ar/archidoc.htm. Acceso: 17 de octubre de 2015.

Anexos: Reproducción de noticias

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ImplemenTA Sistema ArchiDoc

17/09/2014

El Archivo General da la Nación, ha adquirido un nuevo Software denominado "Sistema para la Gestión de Archivo del ARchivo General de la Nación, ArchiDoc", el cual contribuira a la preservación del del Patrimonio Cultural Archivístico de la Nacion que se custodia y consolidemos nuestra presencia en la era digital, lo que a su vez significa una mayor seguridad, control y acceso sobre aquellos documentos da gran valor histórico.

De acuerdo al cronograma de capacitación establecido por el proveedor "Informática El Corte Inglés" de España, el periodo  de capacitación establecido fue desde el 18 de agosto al 12 de setiembre. El plan de trabajo ha sido agrupado de acuerdo a ejes temáticos y al tipo de usuario de este nuevo Sistema.

Durante la primera fase, se contó con la participación de Antonio López-Fando, Jefe de proyecto y consultor Senior de Archivo, quien estuvo encargado de presentar, de manera oficial, el proyecto ante los funcionarios y personal del Archivo General de la Nación, así como apoyar en la configuración de funciones del Sistema ArchiDoc para adaptarlas a los requerimientos particulares de nuestra institución y aconsejar las acciones a realizar en caso de incidencias.

La segunda fase, estuvo dirigida al personal que conforman las tres direcciones de la Dirección Nacional de Archivo Histórico y los usuarios informáticos, así como a los usuarios digitalizadores. La finalidad de esta fase fue la de poner en funcionamiento el servidor, la instalación del Sistema ArchiDoc, y las pruebas de funcionamiento. Los temas trabajo destacado "mejores prácticas en digitalización e introducción e incorporación de información descriptiva e imágenes".

La tercera fase, que duro dos semanas, y se trabajó con el Dr. Fernando Bozano, Historiador y Archivero, que, a través del amplio conocimiento que posee referente a los documentos y archivos históricos más la experiencia adquirida con el sistema ArchiDOC, dio las pautas para el manejo adecuado de dicho Sistema con una metodología práctica. Los temas fueron desde la introducción a la aplicación web hasta temas más específicos referente a cada área (técnicos de archivo, digitalizadores, catalogadores) como son el manejo de los fondos y series documentales, unidades documentales, descripción de documentos, etc. Se concluyo el proceso de capacitación, y la misma metodología, y ahodando en temas relacionados a los repositorios, depósitos, gestión de informes, trabajo en sala, gestión de consultas, préstamos, repografía, transferencia, entre otros temas de acuerdo al área encargada.

Disponible en: http://www.agn.gob.pe/nota-de-prensa/ejecucion-eimplementacion-

del-sistema-archidoc.

Entrada n° 118.