PROGRAMA ADAI

abril 17, 2015 , ,
Última actualización: 26 de febrero de 2018.

La Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivísticos es parte del Programa de Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (Programa ADAI), inscrita a la Secretaría General Iberoamericana. El Programa ADAI-Iberarchivos fue aprobada en la Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno de Oporto (Portugal) en 1998 y ratificada en La Habana (Cuba) en 1999.

Como se señala en su página web, las convocatorias se dan a conocer entre los meses de julio y setiembre para proyectos a desarrollarse en el siguiente año (http://www.iberarchivos.org/convocatorias-ayudas/, consulta: 11 de mayo de 2016).



Los países que conforman el Programa son: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, España, México, Portugal, Perú, Puerto Rico, República Dominicana y Uruguay. El presupuesto es recaudado de las aportaciones de estos países miembros y otras instituciones.

El Programa ADAI orienta sus acciones al cumplimiento del objetivo de la mejor conservación del patrimonio archivístico iberoamericano, su Convocatoria tiene por objetivo otorgar ayudas económicas tanto a archivos como instituciones archivísticas de los países que financian el Programa ADAI. Estos proyectos deben buscar la mejor organización, conservación y difusión del patrimonio documental de Iberoamérica. Esta Programa da preferencia a los proyectos que incluyen la perspectiva de género y de etnia, y ayuden a resolver, en cierta medida, conflictos nacionales, exilio, derechos humanos, procesos migratorios y de independencias iberoamericanas. Otros criterios que se tienen en cuenta para la evaluación es la capacitación técnica del personal, la eficiencia y transparencia de la administración y la protección de los derechos de los ciudadanos.

 En el planteamiento del proyecto, éste no debe sobrepasar los ocho meses de ejecución. El monto máximo de ayuda por parte del Programa es de 17,000.00 EUR, monto que deberá ser menor del 80% del costo total del proyecto. La dotación económica por parte del Programa puede ser total o parcial de lo solicitado por el proyecto.

 Algunos de los rubros que cubre este Programa son: servicios y materiales fungibles requeridos en los procesos archivísticos, materiales no fungibles en un máximo de 20% del presupuesto (deshumidificadores, material de cómputo, estanterías, escáneres, etc).

 La aceptación del apoyo económico recibido supone el cumplimiento de una serie de condiciones. Por ejemplo: los conceptos que cubre la ayuda y el plazo de ejecución y su justificación. En caso del incumplimiento de estos requisitos, la entidad beneficiada tendrá la obligación de devolver las cantidades no justificadas.

Existen cláusulas de rescisión y cancelación por lo que deberá devolverse el monto otorgado si se comete alguna de las siguientes condiciones: si no se cumple con las obligaciones establecidas en las bases, si se proporciona información falsa, si no justifica la inversión de los fondos recibidos en plazo y forma, si se invierte en objetivos distintos a los aprobados, si no se presenta la carta de compromiso de aceptación de la ayuda en un plazo máximo de treinta días desde la fecha de envío de la notificación de la concesión de la ayuda.

Para presentar proyectos se debe completar un formulario que se encuentra disponible en el sitio web de esta Convocatoria. Entre la información solicitada en dicho documento, se encuentra: información del solicitante, información del proyecto, presupuesto (incluye los siguientes rubros: personal, viáticos, honorarios de personal técnico y profesional, edición de publicaciones, gastos administrativos, material inventariable, material no inventariable, difusión y publicidad, otros gastos.

Además, como anexos, los siguientes: documento probatorio del nombramiento del representante legal; documentación acreditativa del responsable del proyecto; descripción de los medios personales, materiales y de infraestructura con que cuenta el solicitante para el desarrollo del proyecto; desglose detallado del presupuesto; y cualquier otra documentación adicional que ayude a la evaluación.
Las solicitudes deben enviarse por correo postal, y no por correo electrónico o fax. La dirección de envío puede enviar a la sede central en España, cuya dirección es: Ministerio de Cultura de España, Subdirección General de los Archivos Estatales, Planta 0, Plaza del Rey-1, 28004, Madrid, España; o, sino, a las Oficinas Técnicas de Cooperación Internacional de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en cada país.

 Además, es obligatorio mandar una copia de la solicitud así como de los documentos anexos a la Autoridad Archivística Nacional correspondiente (en el caso del Perú, al Archivo General de la Nación).

Este ente rector tiene la potestad de evaluar, supervisar y controlar la correcta presentación y ejecución del proyecto. Asimismo, una copia de los informes parciales como finales se debe enviar, también, al Archivo General de la Nación, quienes tienen la autorización de su difusión pública.

El beneficiario deberá presentar al finalizar el proyecto y en un plazo máximo de treinta días naturales dos tipos de informes. El primero describiendo las actividades desarrolladas en miras del cumplimiento de la finalidad por la cual fue concedida la subvención, este documento deberá ser firmado por el representante legal de la entidad beneficiaria. El segundo es una memoria económica, estados contables y justificantes de los ingresos y gastos (facturas y recibos) realizados para la adquisición de materiales para ejecutar las actividades planteadas en el proyecto, esta documentación será la original y, sólo en excepciones, se aceptará copias legalizadas.

Los archivos que se han beneficiado de esta convocatoria en el Perú, desde el 2000 hasta el 2010, han sido: el Archivo General de la Nación, los archivos regionales de Ayacucho, Amazonas, Cajamarca, Callao, Cusco, Huánuco, Ica, Junín, La Libertad, Piura, Pasco, Puno, San Martín, Tacna. Asimismo, los archivos eclesiásticos de la Provincia Franciscana de los Doce Apóstoles, la Prelatura de Chuquibamba y el Obispado de Chachapoyas. Además, de archivos de hospitales, museos, comunidades campesinas. Se puede hacer acreedor de este fondo más de una vez.

 A continuación, se muestra una tabla (elaboración propia) donde se detalla la cantidad de archivos peruanos beneficiados por años desde su creación a la fecha:


Basado en información disponible en: http://www.iberarchivos.org/ (17 de abril de 2015).

 El Perú como otros países latinoamericanos, donde sobresale la ausencia de Bolivia, es miembro de este grupo y, por tanto, con derecho a presentar propuestas para su financiamiento. El número de proyectos provenientes de Perú que fueron aprobados entre 1999 y 2015 fue 86, lo que representa el 7% del total.

Porcentaje de proyectos aprobados por países. Extraído de http://www.iberarchivos.org/que-es-iberarchivos/ (26 de febrero de 2018).



Cuba representa, con el 17% del total de proyectos financiados por el ADAI, el país más beneficiado. Ocupando el segundo y tercer lugar se encuentra Costa Rica y Colombia, con 12% y 11%, respectivamente.

Entre 1999 y 2015, el ADAI financió 1250 proyectos invirtiendo más de cinco millones de euros y más de medio millón de dólares.

 La página de donde inicialmente se había extraído la mayoría de la información presentada (http://www.mcu.es/archivos/MC/ADAI/Convocatoria.html), ya no se encuentra disponible. El Programa ADAI cuenta con nuevo sitio web:  http://www.iberarchivos.org/.

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